Quản lý là gì? Đặc điểm, vai trò và tố chất của người quản lý giỏi

Quản lý là một trong những hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, nhằm đảm bảo việc tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng chiến lược và kiểm soát hoạt động quản lý cần có sự hiện diện của những nhà quản lý có năng lực. Để hiểu thêm về khái niệm “Quản lý là gì?”, đặc điểm và vai trò quan trọng của nhà quản lý, hãy đọc ngay bài viết dưới đây!

Quản lý là gì? 

Khái niệm về quản lý và người quản lý 

Hiểu về “quản lý là gì”, chúng ta có thể có nhiều cách hiểu với từng cụ thể từng khía cạnh trong từng hoạt động khác nhau. Để hiểu đơn giản nhất về quản lý, đây là các hoạt động sắp xếp và điều hành các tài nguyên (như con người, tài chính, vật lý, thông tin) trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu và kết quả cụ thể.

Hoạt động quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát,… Nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên (cả về nguồn lực và tài chính) và đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra hiệu quả.

Từ hoạt động quản lý, để có thể xây dựng, định hướng và kiểm soát các tài nguyên trong tổ chức/ doanh nghiệp thì cần có một nhà quản lý. Người quản lý là người đảm nhiệm vai trò quản lý trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm lãnh đạo và hướng dẫn các nhóm làm việc để đạt được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.

Những người quản lý có thể nằm ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Từ cấp quản lý cấp cao như CEO hoặc giám đốc điều hành đến cấp quản lý cơ sở (trưởng phòng, giám sát viên). Bên cạnh đó, người quản lý cần có các kỹ năng như lãnh đạo, quản lý thời gian, giao tiếp, giải quyết vấn đề, và quản lý nhân sự để thực hiện tốt nhiệm vụ của họ.

Đặc điểm của quản lý và người quản lý 

Một trong những đặc điểm quan trọng của quản lý là khả năng tác động và điều khiển các hoạt động trong các tổ chức/doanh nghiệp. Người quản lý có vai trò quyết định trong việc định hướng và chỉ đạo hoạt động của tổ chức. Đồng thời, phối hợp các hoạt động riêng lẻ thành một hoạt động chung thống nhất của cả một tập thể. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức hiểu và thực hiện mục tiêu đã được đề ra.

Đặc điểm của hoạt động quản lý cũng cần dựa vào việc phân chia rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức nhằm tạo ra một cấu trúc tổ chức. Từ đó, giúp người quản lý và những người được quản lý có vai trò và trách nhiệm cụ thể. Khi đó, người quản lý sẽ đảm bảo cấp dưới tuân thủ mệnh lệnh và thực hiện quyết định và chỉ đạo một cách hiệu quả.

Tóm lại, quản lý không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng tổ chức mà còn tạo ra môi trường làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu cuối cùng của tổ chức. Điều này thể hiện qua việc sử dụng quyền lực và quyền hạn để tác động và điều khiển mục tiêu tổng thể, phối hợp các hoạt động và phân chia chức năng và nhiệm vụ một cách rõ ràng.

Có thể bạn quan tâm:

Kỹ năng quản lý hiệu quả giúp bạn trở thành nhà quản trị giỏi

Hoạt động tư vấn quản lý là gì

Phân biệt lãnh đạo và quản lý

Nhiệm vụ của một người quản lý 

Nhiệm vụ của một người quản lý rất đa dạng và phụ thuộc vào quy mô và loại tổ chức, vị trí trong tổ chức và ngữ cảnh cụ thể. Dưới đây là một số nhiệm vụ cơ bản của người quản lý:

• • Lập kế hoạch (Planning): Xác định mục tiêu, chiến lược và kế hoạch làm việc để đạt được mục tiêu đó. Đồng thời, cần song song dự đoán tình hình tương lai và xác định các biện pháp cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả và thành công.
  • Tổ chức (Organizing): Người quản lý cần xác định cấu trúc tổ chức, phân chia nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên và bộ phận trong tổ chức. Bên cạnh đó, xây dựng sự phối hợp giữa các hoạt động và tài nguyên để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được.

• Lãnh đạo (Leadership):

• • Hướng dẫn, động viên và thúc đẩy nhân viên để họ làm việc với nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể.
  • Xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sáng tạo và phát triển cá nhân của nhân viên.

Kiểm soát (Controlling): Giám sát tiến trình và tiến độ của các hoạt động và dự án để đảm bảo rằng chúng đang diễn ra theo kế hoạch. Đồng thời, đánh giá hiệu suất và kết quả, điều chỉnh nếu cần để đảm bảo đạt được mục tiêu.

• Quản lý tài nguyên (Resource Management):

• • • Quản lý các tài nguyên của tổ chức, bao gồm con người, tài chính, thời gian và các nguồn lực khác.
    • Đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng hiệu quả để đáp ứng mục tiêu tổ chức.

• Giải quyết vấn đề (Problem Solving):

• • • Xử lý các vấn đề và thách thức mà tổ chức đối mặt.
    • Tìm giải pháp sáng tạo và hiệu quả để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
    • Lập trình và phát triển nhân viên (Staff Development).
    • Đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao kỹ năng, hiểu biết và hiệu suất làm việc.
    • Xây dựng mô hình lãnh đạo và thúc đẩy sự phát triển cá nhân.

• Giao tiếp (Communication):

• • Xây dựng và duy trì mối quan hệ giao tiếp hiệu quả với nhân viên, đồng nghiệp và các bên liên quan.
  • Đảm bảo rằng thông tin và chỉ đạo được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả.

Vai trò của nhà quản lý trong một tổ chức

Vị trí của nhà quản lý trong một tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định sự hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Họ thực hiện nhiều vai trò khác nhau, bao gồm:

• Vai trò xây dựng mối quan hệ: Người quản lý đóng vai trò đại diện cho tổ chức đối với bên ngoài và lãnh đạo bên trong. Họ liên kết mọi người để đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung.
• Vai trò thông tin: Người quản lý thu thập thông tin từ cấp dưới, phổ biến thông tin từ cấp trên và cung cấp thông tin cho bên ngoài.
• Vai trò quyết định: Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý. Họ có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của họ.

Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ được giao, người quản lý cần thực hiện các vai trò cụ thể như:

• Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung: Người quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự và đảm bảo cân bằng giữa nhu cầu của đơn vị, yêu cầu cấp quản lý cao hơn và nhu cầu của nhân viên.
• Khơi gợi và thiết lập tinh thần tập thể: Người quản lý cần tạo môi trường làm việc tích cực và khuyến khích tinh thần tập thể bằng cách quan tâm và tạo sự kết nối.
• Đảm bảo sự an toàn và yên ổn: Đặt sự an toàn và sức khỏe của nhân viên lên hàng đầu để đảm bảo họ làm việc trong môi trường an toàn và ổn định.
• Truyền đạt sự hiểu biết và kinh nghiệm: Người quản lý cung cấp kiến thức và kinh nghiệm cho nhân viên, giúp họ phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp.

Chức năng của nhà quản lý trong tổ chức

Chức năng hoạch định 

Chức năng hoạch định của nhà quản lý trong tổ chức là yếu tố đầu tiên mà nhà quản lý cần nắm. Để hoạch định các hoạt động sẽ bao gồm việc đặt ra mục tiêu và xác định phương pháp để đạt được mục tiêu đó. Việc hoạch định mục tiêu là một bước quan trọng, vì nó giúp tạo sự hiểu biết và định hướng cho từng thành viên trong tổ chức. Từ đó, giúp họ biết rõ mục tiêu cụ thể mà họ đang hướng đến.

Để tìm ra mục tiêu đòi hỏi sự nhạy bén và quyết đoán, đặc biệt ở cấp quản lý cao, vì việc này định hình chiến lược và hướng đi của tổ chức. Quản lý cấp cao thường phải có trình độ chuyên môn và kỹ năng xuất sắc để có khả năng đưa ra quyết định mục tiêu quan trọng và chiến lược phù hợp với sự phát triển của tổ chức. Chức năng hoạch định giúp tổ chức xác định hướng đi và tận dụng tài nguyên một cách hợp lý để đạt được mục tiêu của mình.

Chức năng tổ chức 

Chức năng tổ chức của nhà quản lý trong tổ chức bao gồm việc giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.

Giao việc là quá trình quan trọng mà người quản lý thực hiện để phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhân viên. Đây cũng là cơ hội để đào tạo và phát triển nhân viên, đặc biệt khi họ còn đang phát triển và có khả năng học hỏi. Người quản lý có thể giao việc ở cấp độ khó hơn so với trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi họ phải nỗ lực và học hỏi để thực hiện được công việc đó. Trong quá trình này, người quản lý cần sát sao hơn để điều chỉnh và đảm bảo rằng nhân viên làm đúng theo hướng dẫn.

Trao quyền là một khía cạnh quan trọng của việc giao việc. Người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể và giao cho nhân viên. Điều này giúp tạo sự động viên và sự tự trách nhiệm trong công việc của nhân viên.

Nguyên tắc quan trọng ở đây là nhìn xa về tương lai, để có thể giao việc một cách hợp lý mà không tạo áp lực quá lớn cho nhân viên và đồng thời đảm bảo tiến độ công việc. Chức năng tổ chức này giúp tạo cơ cấu tổ chức hiệu quả và phân chia công việc một cách thông minh để đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức.

Chức năng lãnh đạo đội nhóm 

Chức năng lãnh đạo của người quản lý trong tổ chức bao gồm việc hướng dẫn và định hướng đội nhóm. Cụ thể, nhà quản lý sẽ cần xác định mục tiêu và chuẩn mực làm việc, thúc đẩy sự phát triển cá nhân cho từng thành viên. Hãy cung cấp cơ hội học hỏi và đào tạo, xây dựng môi trường làm việc tích cực thông qua khuyến khích tinh thần đồng đội và sáng tạo. 

Để từ đó thúc đẩy động viên và cam kết đối với mục tiêu và công việc với từng các nhân. Bên cạnh đó, điều hành và quản lý công việc của đội nhóm, kiểm soát và đánh giá hiệu suất, cũng như đại diện cho đội nhóm đối với cấp quản lý cao hơn và các bên liên quan. Chức năng này giúp đảm bảo sự hiệu quả và sự phát triển của đội nhóm trong tổ chức.

Chức năng kiểm tra, giám sát công việc 

Chức năng kiểm tra của nhà quản lý trong tổ chức đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng mục tiêu được hoàn thành đúng yêu cầu và đúng thời hạn. Người quản lý cần sử dụng kỹ năng kiểm tra để đo lường hiệu suất và tiến độ của từng công việc và cá nhân. Thông qua việc kiểm tra, họ có thể phát hiện kịp thời các lỗi hoặc sai sót và điều chỉnh chúng.

Việc kiểm tra cũng giúp người quản lý đánh giá năng lực của từng cá nhân trong đội nhóm. Đối với nhân viên tích cực và có năng lực tốt, họ có thể sử dụng kết quả kiểm tra để động viên và khen thưởng, tạo động lực để duy trì và cải thiện hiệu suất. Đối với nhân viên lười biếng hoặc năng lực yếu kém, việc kiểm tra giúp người quản lý nhận biết vấn đề và áp dụng biện pháp xử lý thích hợp để giúp họ cải thiện và đóng góp tốt hơn cho tổ chức. Chức năng kiểm tra là một công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và đảm bảo sự hiệu quả của tổ chức.

Có thể bạn quan tâm:

Nhà quản trị cấp cao cần thiết nhất kỹ năng gì

Năng lực lãnh đạo là gì

Cách trở thành CEO chuyên nghiệp, giỏi và thăng tiến nhanh

Người quản lý giỏi cần có tố chất gì? 

Từ những thông tin trên, bạn đã hiểu được “quản lý là gì?”. Và để trở thành người quản lý giỏi, đáp ứng được các vai trò, đặc điểm, chức năng thì người quản lý cần trang bị cho mình một số các tố chất như: 

• Lãnh đạo mạnh mẽ: Một người quản lý giỏi phải là người có khả năng tạo động viên, hướng dẫn và định hướng cho đội nhóm.
• Quản lý thời gian: Khả năng quản lý thời gian là điểm mạnh quan trọng để ưu tiên nhiệm vụ và hoàn thành chúng đúng thời hạn.
• Kỹ năng giao tiếp: Một người quản lý xuất sắc biết cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả để truyền đạt các thông tin và định hướng đối với đội nhóm của mình.
• Kỹ năng quyết định: Quyết định trong tình huống phức tạp đòi hỏi khả năng đánh giá thông tin và đối mặt với các tình huống thách thức.
• Tư duy chiến lược: Có khả năng xây dựng chiến lược dài hạn và định hướng cho tổ chức.
• Quản lý xung đột: Biết cách quản lý và giải quyết xung đột một cách linh hoạt để duy trì môi trường làm việc tích cực.
• Đào tạo và phát triển: Khả năng thúc đẩy phát triển cá nhân của nhân viên và cung cấp cơ hội để họ phát triển kỹ năng.
• Sáng tạo và linh hoạt: Sự sáng tạo và khả năng thích ứng với thay đổi trong môi trường làm việc là điểm mạnh quan trọng.
• Trách nhiệm và tự quản lý: Khả năng tự quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định và hành động của mình.
• Kiên nhẫn và kiên trì: Đây là khả năng kiên nhẫn và kiên trì trong việc vượt qua khó khăn và thách thức trong quá trình quản lý.

Để trở thành một người quản lý giỏi, ngoài trang bị và rèn luyện các tố chất trên, bạn có thể trang bị thêm hành trang kiến thức của chương trình MBA. Chương trình này cung cấp kiến thức và kỹ năng quản lý cần thiết để thành công trong lĩnh vực quản lý kinh doanh. Kiến thức MBA bao gồm nhiều chuyên ngành, chẳng hạn như tài chính, tiếp thị, quản lý dự án, quản lý tài nguyên con người, chiến lược kinh doanh và nhiều khía cạnh khác.

Vai trò của việc trang bị kiến thức MBA trên hành trình trở thành một người quản lý giỏi:

• Cung cấp kiến thức sâu rộng, giúp bạn hiểu rõ hơn về các khía cạnh quản lý kinh doanh và cách chúng tương tác với nhau.
• Chương trình MBA giúp phát triển các kỹ năng quản lý quan trọng như lãnh đạo, quản lý thời gian, quyết định, giao tiếp và quản lý xung đột.
• Tạo cơ hội nghề nghiệp và cung cấp kiến thức cần thiết để nắm vị trí quản lý cấp cao.
• Trong quá trình học MBA, bạn có cơ hội kết nối với người khác trong ngành và xây dựng mạng lưới liên hệ quan trọng.
• Kiến thức từ MBA giúp bạn hiểu cách quản lý tổ chức và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên.
• Lồng ghép nội dung để trở thành người quản lý giỏi thì cần trang bị cho bản thân kiến thức MBA

Trên đây là thông tin tổng quan về đặc điểm và vai trò của quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức mà Viện IDEAS cung cấp cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về khái niệm “quản trị là gì?” hay “nhà quản lý là gì?”. Nếu bạn đang tìm kiếm các khóa học MBA Online đạt chuẩn, hãy liên hệ ngay với Viện IDEAS để được hỗ trợ chi tiết!