Nhà quản trị là gì? Các cấp quản trị trong một tổ chức hiện nay

Đối với mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức, việc xây dựng cấp quản trị là vô cùng quan trọng. Ở mỗi cấp quản trị, vai trò và nhiệm vụ của các cấp quản lý đều mang những đặc điểm riêng biệt. Nếu bạn muốn tìm hiểu thông tin chi tiết về “Nhà quản trị là gì? Các cấp quản trị trong một tổ chức hiện đại”, mời đọc bài viết dưới đây để có những thông tin chi tiết hơn.

Quản trị là gì? Nhà quản trị là gì? 

Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và điều hành hoạt động của một tổ chức/doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn. Quản trị có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm quản trị doanh nghiệp, quản trị tài chính, quản trị dự án, quản trị nguồn nhân lực và nhiều lĩnh vực khác.

Quản trị là quá trình điều hành hoạt động của một tổ chức/doanh nghiệp

Quản trị sẽ bao gồm các hoạt động cụ thể như: việc xây dựng chiến lược, phân bổ tài nguyên, lập kế hoạch, đưa ra quyết định. Đồng thời, sẽ theo dõi hiệu suất để đảm bảo sự thành công và tăng cường giá trị của tổ chức.

Nhà quản trị (hoặc người quản lý) hay các cấp quản lý là người có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý các hoạt động của tổ chức hoặc bộ phận cụ thể trong tổ chức. Công việc của nhà quản trị bao gồm việc như: thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược, tổ chức công việc và tài nguyên. Cùng với đó là lãnh đạo nhân viên, đưa ra quyết định, và đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra mang lại hiệu quả cao. 

Các nhà quản trị phải có khả năng tương tác với người khác, giải quyết vấn đề và đảm bảo rằng các mục tiêu tổ chức được đạt được. Nhà quản trị có thể có nhiều vai trò khác nhau trong một tổ chức, bao gồm giám đốc điều hành, quản lý dự án, quản lý sản phẩm, quản lý nguồn nhân lực và nhiều vị trí khác. Do đó, các cấp quản trị sẽ được xây dựng tùy thuộc vào loại tổ chức và ngành công nghiệp cụ thể.

Các cấp quản trị trong một tổ chức hiện nay

Thông thường, các cấp quản trị trong bất kỳ tổ chức với các quy mô đều nằm trong mô hình dưới đây:

Có thể thấy rằng, tại các cấp quản trị của các doanh nghiệp, hầu hết sẽ xây dựng từ cấp cơ sở đến cấp trung và cấp cao. Với từng vị trí sẽ có các trách nghiệm, vai trò và kỹ năng đòi hỏi người quản lý cần phải đáp ứng. 

Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức 

Từ các thông tin về các cấp quản trị trong một tổ chức, bạn đã hiểu vai trò riêng biệt của từng cấp bậc của nhà quản trị. Thế nhưng, để hiểu bao quát hơn thì các nhà quản trị trong tổ chức sẽ nắm các vai trò chính không thể bỏ qua như: 

Vai trò xây dựng và duy trì mối quan hệ

Vai trò quan hệ của nhà quản trị trong tổ chức đòi hỏi sự nhạy bén, khả năng tương tác xã hội, khả năng hiểu và tương tác với con người một cách hiệu quả. Khi nhà quản trị thực hiện vai trò này một cách tốt nhất, họ có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực và đóng góp đáng kể vào sự thành công của tổ chức. Cụ thể, vai trò quan hệ sẽ được biểu hiện như sau: 

• Lãnh đạo và hướng dẫn: Nhà quản trị phải biết cách đưa ra sự hướng dẫn và lãnh đạo nhân viên. Để có thể làm điều này, các cấp quản trị cần thực hiện việc thiết lập mục tiêu, định rõ kế hoạch và kết quả mong muốn, từ đó hỗ trợ nhân viên đạt được những mục tiêu này.
• Xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực: Nhà quản trị cần tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần đồng đội, giải quyết xung đột, tạo điều kiện cho sự phát triển và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
• Giao tiếp hiệu quả: Một phần quan trọng của vai trò quan hệ của nhà quản trị là giao tiếp hiệu quả. Họ phải lắng nghe ý kiến của nhân viên, đồng thời truyền đạt thông tin và quyết định từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp cơ sở. Giao tiếp hiệu quả giúp xây dựng sự tin tưởng và đồng lòng trong tổ chức.
• Quản lý và phát triển nhân viên: Nhà quản trị phải quản lý và phát triển nhân viên của họ. Họ sẽ đánh giá hiệu suất, đặt ra mục tiêu phát triển cá nhân, hỗ trợ cần thiết để giúp nhân viên phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất.
• Đối phó với vấn đề và xung đột: Nhà quản trị cần có khả năng giải quyết xung đột và quản lý vấn đề trong tổ chức. Họ phải làm việc để đảm bảo rằng xung đột được giải quyết một cách triệt để và không gây tác động tiêu cực đến môi trường làm việc.

Vai trò thông tin

Vai trò thông tin của nhà quản trị giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng được truyền tải và bảo mật một cách hiệu quả. Từ đó đóng góp vào sự thành công và ổn định của tổ chức. Điều này là một phần quan trọng của việc quản lý tổ chức một cách hiệu quả và bảo vệ thông tin cơ mật của tổ chức.

Vai trò thông tin của nhà quản trị giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng được quản lý hiệu quả

Vai trò thông tin của nhà quản trị trong tổ chức rất quan trọng và bao gồm các khía cạnh sau:

• Bảo vệ và quản lý thông tin: Nhà quản trị phải đảm bảo an toàn và bảo mật cho mọi thông tin liên quan đến tổ chức. Các cấp quản trị cần quản lý dữ liệu nhạy cảm và thông tin kinh doanh, nhằm ngăn chặn các việc xâm nhập hoặc sự rò rỉ thông tin không mong muốn. Bảo vệ thông tin là để đảm bảo sự tin cậy và tính tuân thủ kỷ luật trong hoạt động của tổ chức.
• Thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị phải giám sát và thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ cần phân tích và đánh giá thông tin này để đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả. Điều này đòi hỏi khả năng phân tích và hiểu thông tin từ các nguồn khác nhau để có cái nhìn tổng quan về tình hình tổ chức.
• Phổ biến thông tin: Nhà quản trị phải phân phối thông tin quan trọng và cần thiết cho tất cả nhân viên trong tổ chức. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi người cùng hiểu rõ mục tiêu, chính sách và quy trình của tổ chức. Từ đó, đảm bảo tính đồng nhất và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.
• Cung cấp thông tin cho truyền thông và báo chí: Nhà quản trị phải biết cách đối phó với các tình huống đặc biệt, quản lý tình huống khẩn cấp và đảm bảo rằng thông tin được truyền đi một cách chính xác, đúng luật.

Vai trò quyết định

Vai trò quyết định của nhà quản trị đảm bảo rằng tổ chức hoạt động một cách có hệ thống, có kế hoạch và đạt được kết quả mục tiêu.  Dưới đây là cách họ thực hiện vai trò quyết định này:

• Thẩm quyền phê duyệt: Nhà quản trị có thẩm quyền phê duyệt mọi quyết định quan trọng của tổ chức. Các cấp quản trị sẽ xác định chiến lược, kế hoạch, ngân sách và các quyết định liên quan đến việc sử dụng tài nguyên quý giá của tổ chức. Thẩm quyền phê duyệt này giúp đảm bảo sự đồng nhất và liên tục trong hoạt động của tổ chức.
• Vai trò doanh nhân: Nhà quản trị đóng vai trò như một doanh nhân bên trong tổ chức. Họ đưa ra các đề xuất cải tiến và nâng cấp hoạt động tổ chức. Bằng cách phân tích hiệu suất, đánh giá và đề xuất các phương hướng cải thiện, nhà quản trị giúp tối ưu hóa hoạt động của tổ chức, đảm bảo sự phát triển bền vững.
• Vai trò giải quyết vấn đề: Nhà quản trị phải đối mặt với các vấn đề và tình huống không mong muốn trong tổ chức. Họ phải đưa ra các phương án ứng phó kịp thời để giải quyết vấn đề. Việc quản lý và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả giúp tổ chức hoạt động ổn định.
• Vai trò người phân phối tài nguyên: Nhà quản trị là người quản lý và phân phối tài nguyên của tổ chức, bao gồm con người, cơ sở vật chất, tài chính, quyền hạn và hệ thống công nghệ. Họ phải đảm bảo rằng các tài nguyên này được sử dụng một cách hiệu quả và hợp lý để đạt được kết quả tối ưu cho tổ chức.
• Vai trò đàm phán: Nhà quản trị thường tham gia vào các cuộc đàm phán với các đối tác, khách hàng, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác. Họ phải bảo vệ lợi ích của tổ chức và đảm bảo rằng các thỏa thuận và hợp đồng đáp ứng các mục tiêu và yêu cầu của tổ chức.

Các kỹ năng và sự phát triển tại các cấp quản trị cần trang bị 

Các kỹ năng và sự phát triển cần trang bị cho những người ở các cấp quản trị, bao gồm: nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung và quản trị viên cấp cao có sự khác biệt dựa trên mức độ trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí.

Các kỹ năng và sự phát triển cần trang bị cho những người ở các cấp quản trị ó sự khác biệt

Dưới đây là một số kỹ năng và sự phát triển quan trọng ở mỗi cấp quản trị:

• Nhà Quản Trị Cấp Cơ Sở (First Line Managers):

• • • Kỹ năng lãnh đạo cơ sở: Quản lý nhóm làm việc trực tiếp và đảm bảo sự hiệu quả hàng ngày của công việc.
    • Kỹ năng quản lý thời gian: Tối ưu thời gian làm việc và đảm bảo tiến độ công việc.
    • Giao tiếp và tương tác xã hội: Thúc đẩy các mối quan hệ tương hỗ, giúp nhân viên cơ sở thuận lợi hơn trong công việc.

• Nhà Quản Trị Cấp Trung (Middle Managers):

• • • Kỹ năng lãnh đạo chiến lược: Có khả năng phát triển và thúc đẩy chiến lược của tổ chức và đảm bảo sự đồng lòng trong việc thực hiện.
    • Quản lý tài nguyên: Điều này bao gồm quản lý con người, tài chính, tài sản vật chất một cách hiệu quả để đảm bảo mục tiêu chiến lược.
    • Kỹ năng tư duy chiến lược: Thấu hiểu môi trường kinh doanh và biết cách phát triển chiến lược để đáp ứng thách thức và cơ hội.

• Quản Trị Viên Cấp Cao (Top Managers):

• • Định hình chiến lược: Định hình chiến lược tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức hoạt động theo đúng hướng.
  • Tư duy chiến lược và ra quyết định: Khả năng tư duy chiến lược và đưa ra quyết định quan trọng trong môi trường kinh doanh đầy biến động.
  • Thích nghi và đổi mới: Điều này đòi hỏi khả năng thích nghi với biến đổi thị trường và khả năng đổi mới để duy trì sự cạnh tranh.

Ở mọi cấp quản trị, các kỹ năng cơ bản như giao tiếp, quản lý thời gian, quản lý nhóm và khả năng giải quyết vấn đề là rất quan trọng. Bên cạnh đó, sự phát triển kỹ năng mềm liên tục thông qua học hỏi, đào tạo và kinh nghiệm thực tế cũng là yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò quản trị.

Vì vậy, việc tiếp cận sớm lộ trình thăng tiến rõ ràng sẽ giúp các cấp quản lý có chiến lược phát triển kỹ năng mỗi ngày để đạt được các vị trí mong muốn trong môi trường làm việc doanh nghiệp. Để có thêm sự hướng dẫn về lộ trình và kiến thức cần thiết cho quá trình phát triển kỹ năng lãnh đạo, các nhà quản lý có thể tìm hiểu chương trình MBA.

Chương trình học MBA (Master of Business Administration) là một cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp hết sức quý báu cho các chuyên gia và nhà quản lý. Với sự chuyên sâu về quản lý, chiến lược kinh doanh và khả năng lãnh đạo, chương trình MBA cung cấp một nền tảng vững chắc để thúc đẩy sự nghiệp và định hình tương lai trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.

MBA không chỉ giúp học viên xây dựng kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn tạo ra cơ hội mở rộng mạng lưới quan hệ và kết nối toàn cầu. Chương trình này thường bao gồm việc áp dụng kiến thức thực tế vào các trường hợp thương mại, học từ những người tiền bối thành công và tham gia vào các dự án nghiên cứu kinh doanh độc đáo. Nhờ vậy, học viên có thể phát triển cả về mặt cá nhân lẫn chuyên môn, từ đó ảnh hưởng tích cực đến sự nghiệp và doanh nghiệp mà học viên đang hoặc sẽ làm việc.

Qua bài viết này, chúng ta có thể thấy rằng nhà quản trị đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc định hình và thúc đẩy sự phát triển của một tổ chức. Việc hiểu rõ về các cấp quản trị và vai trò là chìa khóa để xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả và bền vững. Hy vọng với những thông tin chi tiết mà Viện IDEAS cung cấp về “Nhà quản trị là gì? Các cấp quản trị trong một tổ chức hiện nay” sẽ giúp các cấp quản trị nắm rõ hơn về lộ trình. Từ đó có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn, thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp của bản thân và thành công cho tổ chức.