Với sự thay đổi và phát triển không ngừng của xã hội hiện nay, mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình các chiến lược và định hướng hoạt động lâu dài để không bị tụt lại phía sau. Để thực hiện điều này, xây dựng hệ thống quản lý trở thành một yếu tố cần thiết và cần được đặc biệt chú trọng. Vậy, quản lý dự án là gì và điều gì cần thiết trong quản lý dự án? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Viện IDEAS nhé!
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án có thể được hiểu là việc áp dụng kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và công cụ cần thiết để kiểm soát và điều chỉnh công việc một cách hiệu quả nhất khi dự án được đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực.
Ngoài ra, việc quản lý cũng phải dựa vào đặc điểm và tính chất của dự án để đưa ra các quy trình và phương án phù hợp. Khi được quản lý một cách hiệu quả, dự án sẽ hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí có thể sớm hơn, với mức chi phí và nguồn lực cho phép, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của dự án.
Xây dựng hệ thống quản lý không chỉ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp mà còn rất cần thiết trong cuộc sống hàng ngày của mỗi cá nhân. Bằng cách xây dựng hệ thống quản lý cho mỗi công việc hàng ngày, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất, ta có thể tạo ra sự tổ chức và rèn luyện tính kỷ luật cao cho bản thân.
Có 5 phương pháp quản lý dự án hiện nay:
- Dự án nhìn rõ ngay từ đầu
- Dự án lặp
- Dự án tăng dần
- Dự án Agile
- Dự án Hybrid
Quản lý dự án là gì?
Ban quản lý dự án là gì?
Ban quản lý dự án được thành lập nhằm nâng cao khả năng quản lý của tổ chức. Ban quản lý dự án – PMO có nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm hỗ trợ phát triển khả năng quản lý cho tổ chức, thống nhất phương pháp và quy trình, đánh giá tuân thủ quy định và cải tiến hệ thống quản lý. Đối với các tổ chức thường xuyên thực hiện các dự án, việc thành lập PMO là cần thiết để nâng cao chuyên nghiệp hóa hệ thống và khả năng quản lý.
Ban quản lý dự án có nhiệm vụ gì?
Vai trò của người quản lý dự án đối với doanh nghiệp
Người quản lý dự án có vai trò quan trọng trong việc điều hành dự án. Vị trí này được coi là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp hoặc đội ngũ thực hiện dự án của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của người quản lý là đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả giữa khách hàng và doanh nghiệp thông qua việc lãnh đạo và dẫn dắt đội ngũ thực hiện dự án. Họ phải đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo tiến độ đã đề ra và với mức rủi ro thấp nhất có thể.
Quản lý dự án có vai trò quan trọng trong một dự án
Ngoài những yếu tố đã đề cập, người quản lý dự án giỏi còn phải đảm bảo phân bố và sử dụng nguồn lực hiện có một cách hiệu quả và tiết kiệm. Điều này yêu cầu người quản lý có một bản kế hoạch chi tiết và cụ thể, và có thể áp dụng các thuật toán khác nhau để tính toán phương án tối ưu cho dự án.
Vai trò tiếp theo của người quản lý là đưa ra một tiến trình khoa học cho toàn bộ dự án. Như đã đề cập, mỗi dự án bao gồm nhiều hoạt động khác nhau và không thể thực hiện tất cả các hoạt động đó cùng một lúc. Vì vậy, người quản lý có nhiệm vụ đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo đúng trình tự trong kế hoạch, để có thể hoàn thành dự án trước thời gian dự kiến ban đầu.
Nhiệm vụ của ban bản lý dự án
Lập kế hoạch và phân tích rủi ro
Người quản lý dự án phải lập kế hoạch chi tiết về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Họ cũng phải phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và đưa ra các kế hoạch để giảm thiểu và quản lý các rủi ro.
Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý các nguồn lực của dự án, bao gồm ngân sách, nhân lực, vật liệu và thiết bị. Họ phải đảm bảo rằng các nguồn lực này được sử dụng một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu của dự án.
Quản lý tiến độ công việc
Phải đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo tiến độ đã định trước và đề ra các biện pháp để xử lý các vấn đề có thể gây trì hoãn tiến độ của dự án.
Quản lý chất lượng
Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trong dự án tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra.
Quản lý thông tin
Người quản lý dự án phải thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin liên quan đến dự án cho các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan khác.
Nhiệm vụ của người một quản trị dự án
Những phẩm chất không thể thiếu của người làm quản lý dự án
Có tầm nhìn
Một người quản lý giỏi cần có tầm nhìn sâu rộng để nhận biết các vấn đề liên quan đến dự án và xây dựng các quy trình hoạt động hiệu quả không chỉ cho hiện tại mà còn cho tương lai.
Giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp tốt là điều vô cùng quan trọng đối với một người quản lý. Đặc biệt, trong môi trường công sở, việc giao tiếp với ban lãnh đạo, khách hàng và truyền đạt thông tin cho nhân viên là rất cần thiết để tạo được sự đồng thuận và sự ủng hộ.
Tinh thần và trách nhiệm
Người quản lý dự án (Project Manager) được xem như một nhà lãnh đạo, do đó họ cần có hành vi và cách ứng xử đúng mực để truyền cảm hứng cho nhân viên. Điều quan trọng hơn cần có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm và tận tụy với công việc để đạt được mục tiêu của dự án.
Năng lực quản lý
Năng lực quản lý giúp người quản lý dẫn dắt và hướng dẫn đội ngũ nhân viên của mình hoạt động theo đúng tiến trình dự án. Họ cũng biết cách đưa dự án vượt qua khó khăn và truyền cảm hứng cho cấp dưới của mình để đạt được mục tiêu của dự án.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Người quản lý dự án cần có giác quan nhạy bén để nắm bắt các vấn đề phát sinh và giải quyết chúng một cách nhanh chóng.
Kỹ năng phân bổ công việc
Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và điều phối nhân sự là một kỹ năng quan trọng của người quản lý dự án.
Kỹ năng xây dựng đội nhóm
Người quản lý cần có kỹ năng xây dựng đội nhóm để kết nối các thành viên xa lạ và tạo ra tinh thần đoàn kết đồng đội trong nhóm.
Chịu được áp lực công việc cao
Người quản lý phải đối mặt với áp lực để đưa dự án theo đúng tiến độ đã đề ra. Họ cần giữ tinh thần bình tĩnh để động viên cấp dưới và vượt qua áp lực trong công việc.
Những phẩm chất cần có của người quản lý dự án
Quy trình các bước quản lý dự án
Quy trình quản lý dự án bao gồm 5 bước chính và các bước này diễn ra liên tục và phát triển trong suốt vòng đời của dự án.
Tùy thuộc vào loại dự án và ngành nghề, giai đoạn và các bước cụ thể trong mỗi giai đoạn có thể khác nhau. Vì vậy, người quản lý cần thiết kế quy trình phù hợp với từng dự án cụ thể.
Theo chuẩn quốc tế ISO 21500:2012, quy trình quản lý dự án bao gồm 5 bước:
- Khởi động dự án (Initiating)
- Lập kế hoạch dự án (Planning)
- Thực hiện dự án (Executing)
- Giám sát và quản trị dự án (Monitoring & Controlling
- Hoàn thành dự án và đánh giá kết quả (Closing)
Tóm lại, quy trình quản lý dự án gồm 5 bước chính và tuân thủ tuần tự phương pháp trong từng giai đoạn sẽ giúp tăng hiệu quả trong quá trình quản lý.
Cơ hội việc làm quản lý dự án
Mỗi ngành nghề đều cần sự quản lý chặt chẽ để đạt được kết quả tốt nhất và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Để hoàn thành công việc tốt, người quản lý dự án cần có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên sâu. Do đó, công việc quản lý có cơ hội việc làm và mức lương cao.
Ở Việt Nam hiện nay, nhu cầu mở cửa hội nhập kinh tế ngày càng tăng, nhiều nhà đầu tư nước ngoài muốn tận dụng thị trường phát triển của nước ta. Do đó, cơ hội việc làm cho vị trí quản trị dự án đang ngày càng tăng. Người làm quản lý cũng có cơ hội thăng tiến trong công việc. Khi tích lũy đủ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và tinh thần ham học hỏi không ngừng, người quản lý hoàn toàn có thể trở thành giám đốc quản lý dự án quy mô lớn.
Cơ hội việc làm được rộng mở với ngành quản trị dự án
Giới thiệu về chương trình MBA quốc tế – Viện IDEAS hỗ trợ học thuật hàng đầu Việt Nam
Chương trình mba quốc tế được hỗ trợ bởi Viện IDEAS được xem là một trong những lựa chọn hàng đầu dành cho những người làm quản lý dự án tại Việt Nam. Đây là khóa học lý tưởng dành cho những cá nhân đã tích lũy ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm làm việc và mong muốn nâng cao kiến thức và kỹ năng quản trị.
Trong thế giới đầy sự cạnh tranh ngày nay, trở thành một nhà quản trị dự án có kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng đòi hỏi sự dẫn dắt và hướng dẫn. Đó cũng là lý do mà tham gia khóa học MBA quốc tế trở nên quan trọng. Chương trình này cung cấp cơ hội phát triển và mở rộng kiến thức cũng như kỹ năng quản lý dự án cho người học.
Các chương trình học MBA không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn tập trung vào thực tiễn, áp dụng ngay những kiến thức học được vào các tình huống thực tế. Điều này giúp học viên phát triển không chỉ mảng chuyên môn mà còn kỹ năng và khả năng giải quyết vấn đề trong môi trường làm việc thực tế.
Trên đây là những chia sẻ của Viện IDEAS về chủ đề “quản lý dự án là gì”. Mong rằng bạn có thể hiểu rõ hơn về khái niệm cũng như vai trò và nhiệm vụ của vị trí công việc này. Nếu bạn cần tìm hiểu rõ hơn về chương trình học MBA quốc tế, có thể liên hệ cho chúng tôi qua hotline 028 2244 2244 hoặc website ideas.edu.vn để được nhân viên tư vấn và hỗ trợ cho mình nhé!
