Bạn đã bao giờ tưởng tượng một tương lai nơi các công việc hằng ngày được tối ưu hóa nhờ trí tuệ nhân tạo? Viện IDEAS đang biến điều đó thành hiện thực với dự án “Ứng dụng AI trong vận hành”, hứa hẹn mang đến một cuộc cách mạng trong cách đào tạo của viện.
Vậy tự động hóa là gì?
Tự động hóa quy trình trong kinh doanh bằng AI là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, tăng hiệu suất và độ chính xác. Qua đó giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất cũng như lợi nhuận.
Tại sao cần tự động hóa quy trình kinh doanh bằng AI?
- Tăng năng suất: Khi nói đến việc tăng năng suất nhờ tự động hóa quy trình bằng AI, chúng ta đang đề cập đến việc máy móc, đặc biệt là các thuật toán AI, thay thế con người thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào những công việc sáng tạo, đòi hỏi kỹ năng cao hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung của doanh nghiệp.
- Giảm lỗi: Khi nói về việc giảm lỗi, AI mang đến một lợi thế vượt trội so với con người nhờ khả năng xử lý lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này đặc biệt hữu ích trong những công việc lặp đi lặp lại, đòi hỏi sự tập trung cao độ và ít khi xảy ra sai sót.
- Cải thiện chất lượng: AI có thể giảm thiểu sai sót, tăng tính nhất quán và đảm bảo chất lượng ổn định trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. AI và các công nghệ tự động hóa khác đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu này.
- Tiết kiệm chi phí: Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của tự động hóa là khả năng tiết kiệm chi phí. Bằng cách thay thế con người thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, đơn điệu, doanh nghiệp đã giảm được đáng kể chi phí nhân công. Đồng thời, việc tối ưu hóa quy trình sản xuất giúp giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, năng lượng, từ đó tiết kiệm chi phí hoạt động.
- Tăng khả năng cạnh tranh: AI có thể xử lý lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt xu hướng thị trường, hành vi của khách hàng và đưa ra những quyết định, gợi ý kịp thời. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Các công nghệ AI được sử dụng trong tự động hóa quy trình
- RPA (Robot Process Automation): RPA là công nghệ cho phép tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác cao nhưng lại khá nhàm chán và dễ gây ra sai sót nếu thực hiện bằng tay. Bằng cách ứng dụng RPA, doanh nghiệp có thể tập trung vào những công việc có giá trị gia tăng hơn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Machine Learning: Cho phép máy tính học hỏi từ dữ liệu mà không cần được lập trình rõ ràng. Thay vì lập trình từng bước một cho máy tính, chúng ta cung cấp cho máy tính một lượng lớn dữ liệu, và máy tính sẽ tự tìm ra các quy luật, mối quan hệ ẩn chứa trong dữ liệu đó. Bằng cách tận dụng khả năng học hỏi từ dữ liệu, Machine Learning giúp chúng ta đưa ra những quyết định thông minh hơn, giải quyết các vấn đề phức tạp và tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới.
- Deep Learning: Máy tính được huấn luyện để học hỏi từ dữ liệu một cách sâu sắc hơn. Thay vì chỉ tìm ra các mối quan hệ đơn giản giữa các dữ liệu, Deep Learning còn có khả năng tự động trích xuất các đặc trưng phức tạp từ dữ liệu, giúp máy tính hiểu được ngữ cảnh và ý nghĩa của thông tin, từ đó tạo ra những ứng dụng thông minh và tiện ích hơn cho doanh nghiệp.
- Natural Language Processing (NLP): Là một nhánh của trí tuệ nhân tạo tập trung vào việc cho máy tính khả năng hiểu, giải thích, sử dụng và tạo ra ngôn ngữ của con người. Nói một cách đơn giản, NLP giúp máy tính “đọc hiểu” những gì chúng ta nói hoặc viết, từ đó máy tính có thể hiểu và tương tác với con người một cách tự nhiên hơn, giúp chúng ta thực hiện nhiều công việc một cách hiệu quả hơn.
Các ứng dụng của tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp
- Kế toán: Áp dụng các phần mềm, ứng dụng và công cụ để tự động hóa các quy trình kế toán lặp đi lặp lại, như nhập liệu hóa đơn, đối chiếu sổ sách, tính thuế. Điều này giúp giảm thiểu lỗi sai, tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho kế toán viên.
Ví dụ: Taxdome là một công cụ được tích hợp AI, được thiết kế để đơn giản hóa các tác vụ kế toán với các tính năng như tự tổng hợp dữ liệu để làm báo cáo và tìm kiếm các thông tin liên quan khi cần thiết. - Nhân sự: Tự động hóa các quy trình nhân sự, như tuyển dụng, chấm công, tính lương. Điều này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, tăng tốc độ xử lý công việc và nâng cao độ chính xác của dữ liệu, các doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ máy nhân sự hiện đại, hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp..
Ví dụ: Zavvy có thể tạo JD, đánh giá năng lực ứng viên và soạn ra một quy trình on-board phù hợp cho nhân sự mới. Ngoài ra Zavvy còn có thể phân tích hiệu suất làm việc của từng nhân viên, lọc các nhân viên tiềm năng và đưa ra các giải pháp đào tạo phù hợp. - Sản xuất: Tự động hóa đang ngày càng trở nên phổ biến trong sản xuất, giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Bằng cách áp dụng các công nghệ tự động hóa, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất tại Mỹ đang sử dụng các robot tự động tương tác với nhau và học hỏi từ con người; máy tính được đào tạo để phát hiện ngay cả những lỗi nhỏ nhất trong máy móc và sản phẩm, chẳng hạn như điều kiện áp suất dao động trong giếng dầu; và sự kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo và thiết bị IoT (mạng lưới các thiết bị internet) tạo điều kiện cho bảo trì dự đoán, đánh giá hiệu suất thiết bị một cách chủ động trong mọi thứ, từ mũi cắt titan phủ kim cương đến các đồng hồ đo kết nối giám sát mức độ an toàn trong một nhà máy thông minh. - Dịch vụ khách hàng: Với công cụ Chatbot, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí vận hành. Tuy nhiên, để chatbot hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc xây dựng và đào tạo chatbot, đồng thời kết hợp chatbot với sự hỗ trợ của nhân viên để đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Ví dụ: ChatGPT khi được ứng dụng và nạp dữ liệu có thể hoạt động 24/7 và có thể trả lời nhiều khách hàng cùng một lúc , từ đó tạo nên sự ổn định trong dịch vụ của doanh nghiệp. Ngoài ra, ChatGPT còn có thể phân tích hành vi khách hàng giúp doanh nghiệp cá nhân hóa dịch vụ, giữ chân khách hàng và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu. - Bán hàng: Tự động hóa bán hàng là một xu hướng mới trong kinh doanh hiện đại. Bằng cách áp dụng các công nghệ AI, các doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đạt được mục tiêu tăng trưởng doanh thu. Qua đó, các nhân viên bán hàng có thể tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn như xây dựng mối quan hệ với khách hàng và chốt đơn hàng.
Ví dụ: Các AI như Einstein, Shopify có thể theo dõi và phân tích tương tác với khách hàng như lượt mở và nhấp email, truy cập trang web và tương tác trên mạng xã hội. Sau đó sẽ phân tích hành vi khách hàng trên các kênh khác nhau để cá nhân hóa tiếp cận và điều chỉnh thông điệp dựa trên nhu cầu và sở thích cá nhân.
Thách thức và các mối đe dọa khi ứng dụng AI vào kinh doanh
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Việc xây dựng và triển khai một hệ thống AI đòi hỏi đội ngũ chuyên gia có kỹ năng cao, phần cứng mạnh mẽ và các phần mềm chuyên dụng. Ngoài ra, AI cần một lượng lớn dữ liệu chất lượng cao để học hỏi và đưa ra quyết định chính xác. Việc thu thập, làm sạch và chuẩn bị dữ liệu cũng là một quá trình tốn kém.
- Thiếu nhân tài: Các công việc liên quan đến AI đòi hỏi những kỹ năng rất chuyên sâu và phức tạp, bao gồm lập trình, toán học, thống kê và hiểu biết sâu sắc về các thuật toán học máy tính. Và việc để đào tạo được một chuyên gia về AI đòi hỏi một khoản chi phí và thời gian không hề nhỏ.
- Bảo mật dữ liệu: AI hoạt động dựa trên một lượng lớn dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu cá nhân nhạy cảm của khách hàng. Việc bảo vệ dữ liệu này khỏi sự truy cập trái phép là vô cùng quan trọng vì các hệ thống AI có thể trở thành mục tiêu tấn công của hacker, nhằm đánh cắp dữ liệu, phá hoại hệ thống..
- Thay đổi văn hóa doanh nghiệp: Việc áp dụng AI đòi hỏi thay đổi các quy trình làm việc truyền thống, đòi hỏi sự thích nghi của nhân viên. Thêm vào đó, nhân viên lo ngại rằng AI sẽ thay thế công việc của họ, dẫn đến sự kháng cự và giảm hiệu quả làm việc.
Để hiểu rõ hơn về việc áp dụng AI vào tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tìm hiểu thêm về các khái niệm sau:
- Digital twin: Mô hình kỹ thuật số của một hệ thống vật lý
- Internet of Things (IoT): Mạng lưới các thiết bị kết nối với internet
- Cloud computing: Điện toán đám mây
Kết luận:
Ứng dụng AI vào quy trình kinh doanh đòi hỏi sự thay đổi căn bản trong tư duy và cách thức làm việc. Tuy nhiên, với những lợi ích mà nó mang lại, việc đầu tư vào AI là một quyết định chiến lược đúng đắn. Bằng cách vượt qua những thách thức và tận dụng tối đa tiềm năng của AI, doanh nghiệp sẽ có thể nắm bắt cơ hội và tạo ra những giá trị mới.
